Услуги 

Аудит операций по формированию и использованию резервов. Аудит рабочего времени

Окончание статьи, посвящённой методу моментных наблюдений. Метод помогает понять, как сотрудники расходуют рабочее время, позволяет выявить простои в работе и эффективнее организовать труд в организации. В был подробно описан сам метод моментных наблюдений. Во второй части автор рассказывает о том, как метод применяется на практике, описывает конкретный пример.

В 2004 году закончила экономический факультет Московского авиационного института по специальности «Экономика и управление на предприятии». В сфере управления персоналом работаю с 2005 года. На текущий момент являюсь руководителем консалтинговой компании ООО "ПрогрессКАМ». Специализируюсь на вопросах нормирования и организации труда, мотивации персонала, разработки организационно-распорядительной документации, организационного развития компаний. Имею публикации в журналах «Кадровые решения» и «Планово-экономический отдел».


Пример практического применения ММН:

Метод был довольно успешно использован на предприятии, основной сферой деятельности которого является оказание IT-услуг и услуг связи. В обиходе он получил название «Засланный казачок».

Предыстория такова: в управлении по экономике и финансам данного предприятия в связи с увольнением начальника расчетно-тарифного отдела образовалась вакансия. Ее не могли закрыть в течение более чем полугода. В этот период работу отдела одновременно курировали руководитель управления и заместитель генерального директора по экономике и финансам.

Что интересно, если на первых порах специалисты отдела продолжали эффективно выполнять свои функции, то спустя два месяца (с момента образования вакансии) от руководителей смежных подразделений начали поступать жалобы на работу отдела (в частности на увеличение сроков расчета смет, согласования договоров и сметной документации) . При этом специалисты, парируя эти обвинения, ссылались на резко возросший объем работ, что косвенно подтверждалось данными системы учета рабочего времени: они приходили на работу за час, полтора до начала рабочего дня и/или уходили спустя час, полтора после его окончания.

Для разрешения сложившейся ситуации в расчетно-тарифный отдел временно был переведен один из стажеров управления по работе с персоналом. Перед ним кулуарно была поставлена задача - наряду с выполнением вспомогательных работ провести в отделе скрытое наблюдение по ММН. Это был своеобразный эксперимент, материалы и результаты которого легли в основу отчета (стажера) о производственной практике.

Краткая характеристика проведенной работы:

Общая продолжительность работы составила 23 рабочих дня , из которых 5 дней было затрачено на ознакомление со спецификой деятельности отдела, функциями сотрудников, вхождение в коллектив и на подготовку к наблюдению, 15 дней заняло непосредственно наблюдение, а оставшиеся 3 дня ушли на обработку и анализ полученных результатов.

Необходимый объем наблюдений был рассчитан по формуле (1) :

Количество обходов по формуле (2) :(в отделе 4 сотрудника).

Наблюдения проводились в соответствии с графиком , представленным ниже:

Таблица № 1. График наблюдений

Основным ориентиром при составлении этого графика являлся режим работы стажера - неполная рабочая неделя.

Время начала каждого конкретного обхода (в тот или иной день наблюдения) было установлено с помощью ППП (пакета прикладных программ) MS Excel. Для этого была использована функция СЛУЧМЕЖДУ(нижняя_граница;верхняя_граница).

Таблица № 2. Генерация случайных чисел

Соответственно 1-й обход должен был произойти в 09:07, 2-й обход в 09:32, 3-й обход в 11:24 и т.д.

Маршрут обходов не разрабатывался, так как все рабочие места находились в пределах постоянной видимости стажера (наблюдения осуществлялись в помещении общей площадью 20 м2) . Большую часть наблюдений стажер произвел, что называется, не сходя со своего рабочего места.

Виды деятельности, подлежащие регистрации, были определены на основании наблюдений за сотрудниками, сделанных в течение 5-ти первых дней работы стажера в отделе. По результатам этих наблюдений была составлена таблица № 3. Она оказалась весьма полезной: к ней было удобно обращаться, чтобы уточнить корректность отнесения фиксируемого момента к тому или иному виду деятельности. Кроме того, с учетом данных этой таблицы была заполнена лицевая сторона листа наблюдений (блок «Вид деятельности") (Рис. 4) .

Таблица № 3. Состав видов деятельности

Всего было заполнено 15 листов наблюдений. На рис. 4 в качества примера представлен заполненный лист наблюдений № 1:

Заполнение листов наблюдений производилось непосредственно в ППП MS Excel, что значительно сократило время их обработки, а также обеспечило закрытость проводимого исследования.

Процесс обработки заключался в подсчете количества зафиксированных моментов по каждому виду деятельности в разрезе конкретного сотрудника и отдела в целом, а также в определении общей суммы моментов наблюдений по всем видам деятельности и установлении удельного веса каждого вида деятельности. При этом сначала подсчет количества зафиксированных моментов производился отдельно по каждому листу наблюдений (заполнялась таблица № 4) , затем путем суммирования полученных результатов, формировались итоговые значения за весь период наблюдения (таблица № 5) .

Вот так постепенно вырисовывалась картина фактических затрат рабочего времени сотрудников отдела.

Таблица № 4. Число зафиксированных моментов наблюдений

Таблица № 5. Итоги наблюдения

Анализ полученных результатов:

По итогам наблюдений было установлено, что (в среднем) рабочее время сотрудников отдела распределяется следующим образом: 6% занимает обслуживание рабочего места, 4% - подготовительно-заключительная деятельность, 39% - основная деятельность, 12% - вспомогательная деятельность, 22% - потери рабочего времени, 5% - отдых и личные надобности. В результате загрузка одного сотрудника (в среднем) составляет 55%.

Потери рабочего времени сотрудников отдела варьируются от 15% до 32%. Самый высокий процент потерь был выявлен у специалиста (без категории) - 32%. Далее следуют специалист 2-й категории - 25%, специалист 1-й категории - 18%, ведущий специалист - 15%.

Наибольшей в структуре потерь рабочего времени является доля потерь, связанных с нарушением трудовой дисциплины (18%) . Печальными лидерами среди сотрудников по уровню этих потерь являются специалист (без категории) (31%) и специалист 2-й категории (21%) .

В целом, исходя из результатов наблюдений, резервы рабочего времени за счет сокращения потерь, связанных с нарушением трудовой дисциплины и потерь, обусловленных организационно-техническими причинами, в среднем составляют 22%.

Однако существуют и скрытые резервы (Рис. 7) . Это резервы рабочего времени за счет сокращения непредвиденных работ. В среднем по отделу они составляют 11%.

Вывод: Анализ результатов наблюдений показал, что основной причиной неэффективной работы отдела является нерациональное использование сотрудниками своего рабочего времени.

Управленческие решения, принятые по итогам работы:

    Введена система планирования и отчетности для сотрудников отдела. В соответствии с ней каждый сотрудник в конце рабочей недели (пятница до 12:00) должен представлять руководителю управления или его заместителю отчет о выполненных работах, а также план работ на следующую неделю.

    Часть поручений руководства управления , которые ранее поступали в отдел через ведущего специалиста, стали поступать в отдел через специалиста (без категории) и специалиста 2-й категории. Они же стали представлять руководству и отчет об их выполнении.

    В целях сокращения объема непредвиденных работ расчет и корректировка смет к договорам стали производиться специалистами отдела исключительно на основании служебных записок от подразделений , а не в авральном порядке.

Таблица № 6. План работ на неделю

Таблица № 7. Отчет о выполнении плана работ


Вместо эпилога:

ММН - это эффективный и довольно простой в применении способ выявления резервов рабочего времени сотрудников/оборудования. Его главные преимущества состоят в том, что он не требует от наблюдателя ни специальной подготовки, ни больших затрат времени и средств на свою реализацию. Поэтому, любой руководитель (компании, структурного подразделения, магазина, склада и т.п.) может без особого труда использовать его в своей управленческой практике.

Приложения к статье:

Таблица № 1. Значения коэффициента доверия для различных доверительных вероятностей


18 Апреля, 2014 В данной статье речь пойдет об аудите рабочего времени. В первую очередь хотелось бы определиться, что же такое рабочее время?


Рабочее время - это предусмотренное законом время, период, в течение которого работник должен находиться на работе и выполнять прямые служебные обязанности. Реально рабочим считается время, отмеченное в табеле. Продолжительность рабочего времени устанавливается в часах, нормальная продолжительность рабочего времени не должна превышать 40 часов в неделю.


Гульнара Кабасова, HR-Специалист, Intercomp Казахстан

Поэтому каждый работодатель справедливо и логично считает и предполагает, что, покупая 8 часов рабочего времени сотрудника, оно целиком будет использовано для выполнения служебных обязанностей, так как рабочее время сотрудников - главный ресурс компании.


Для руководителей современных компаний не секрет: определенную часть офисных часов сотрудники тратят впустую. По данным ряда исследований, на это уходит как минимум 10% рабочего времени.


Как же определить, как сотрудники используют рабочее время?


В этом поможет «Анализ использования рабочего времени», который даст оценку рациональному использованию трудовых ресурсов.


Есть множество методов, но в данной статье речь пойдет об ММН (метод моментных наблюдений).


ММН — это эффективный и довольно простой в применении способ выявления резервов рабочего времени сотрудников/оборудования. Его главные преимущества состоят в том, что он не требует от наблюдателя ни специальной подготовки, ни больших затрат времени и средств на свою реализацию. Поэтому, любой руководитель (компании, структурного подразделения, магазина, склада и т.п.) может без особого труда использовать его в своей управленческой практике.


Метод моментных наблюдений (ММН) - это способ, позволяющий изучать затраты рабочего времени, а также определять фактическую загрузку работников и степень использования оборудования на предприятии.


Суть метода заключается в проведении в случайно выбранные моменты времени непродолжительных и нерегулярных наблюдений и установлении на основании полученной информации удельного веса и абсолютных значений затрат и потерь рабочего времени. Базируется данный метод на законе больших чисел, согласно которому средние результаты при большом количестве независимых наблюдений относительно устойчивы и мало зависят от результатов отдельных наблюдений.


Как и любой другой метод ММН имеет свои достоинства и свои недостатки.


Достоинства ММН:


  • Охват одним наблюдателем практически неограниченного числа объектов.
  • Низкая трудоемкость проведения наблюдений.
  • Возможность осуществлять наблюдения с перерывами различными по своей продолжительности (на следующий день, по истечении одного или нескольких дней и т.д.) без ущерба качеству исследования.
  • Допустимость неинформирования работников о проведении исследования (проведение скрытых наблюдений).
  • Отсутствие психологического прессинга на работников со стороны наблюдателей.
  • Производство наблюдений лицами, не имеющими специальной подготовки, в том числе самими руководителями.
  • Низкая трудоемкость обработки материалов наблюдений.


Недостатки ММН:


  • Получение по итогам наблюдений исключительно усредненных результатов.
  • Вероятность неполного отражения структуры затрат рабочего времени.
  • Получение лишь частичной информации о причинах простоев и потерь рабочего времени.


Возможности метода:


Метод наиболее эффективен при решении следующих задач:


Определение и оптимизация загрузки исполнителей работ/оборудования;

Выявление и ликвидация простоев исполнителей работ/оборудования;

Разработка мероприятий по совершенствованию организации труда;

Получение исходных данных для расчета нормативов подготовительно-заключительного времени, времени обслуживания рабочего места и норм обслуживания.


Необходимое условие для успешного применения ММН:


Решающее значение при проведении моментных наблюдений имеет объем производимых наблюдений. Он должен быть достаточным, чтобы обеспечить достоверность и репрезентативность получаемых результатов. Устанавливается этот объем с учетом правил статистики по следующей формуле:



Где

M - необходимый объем наблюдений;

K - ориентировочный коэффициент полезного использования рабочего времени;

(1-K) - удельный вес перерывов/простоев;

p - допустимая величина ошибки результатов наблюдения, %;

t - коэффициент доверительной вероятности (коэффициент доверия).


Величина коэффициента K определяется на основании ранее проведенных исследований. Если исследования не проводились и соответственно достоверных данных о величине этого коэффициента нет, то он берется ориентировочно или принимается равным 0,5, поскольку именно этой величине соответствует максимум дисперсии доли, от которой зависит ошибка выборки:



Величина p обычно находится в пределах от 3 до 10%. Коэффициент доверительной вероятности t для стабильного производственного процесса (при частой повторяемости элементов затрат рабочего времени) принимается равным 1,4 (соответствующая ему доверительная вероятность - 0,84) . Для нестабильного производственного процесса (единичное и мелкосерийное производство) t=1,7 (соответствующая ему доверительная вероятность - 0,92) . Вообще в практике исследований рабочего времени вероятность возникновения того или иного события принято ограничивать в пределах от 0,84 до 0,95. Это означает, что в 84-95 случаях из 100 ошибка не выйдет за пределы допустимой.


Алгоритм организации исследования Алгоритм организации исследования состоит из пяти следующих шагов.


Шаг первый: постановка целей . Как правило, целями исследования, проводимого методом моментных наблюдений, являются: определение структуры затрат рабочего времени как группой сотрудников, так и отдельно каждым из них, а также выявление относительного объема потерь рабочего времени (простоя, несанкционированных перерывов и пр.). В последнем случае наблюдатель может фиксировать только моменты непроизводительных затрат (потерь) рабочего времени.


Шаг второй: определение длительности исследования, количества наблюдений и выборки работников . Одно из самых главных преимуществ метода моментных наблюдений состоит в том, что он позволяет охватить достаточно большую группу работников - до 30-40 человек и более. В остальном подход к определению длительности исследования аналогичен тому, который применяется при использовании метода фотографии (самофотографии) рабочего времени. Для получения достоверных данных количество наблюдений должно быть достаточно большим. Разумеется, чем больше количество наблюдений, тем выше затраты предприятия на проведение исследования, поэтому длительность наблюдений должна быть экономически целесообразной. В учебниках по нормированию труда приведены формулы расчета количества наблюдений, необходимого для получения результатов с заданной точностью.


На практике желательно, чтобы наблюдение охватывало полный цикл работ. Если это невозможно (цикл работ очень продолжительный или подразумевает выполнение разнородных работ в разные периоды), все выполняемые работы могут быть экспертно разбиты на отдельные группы (например, в бухгалтерии - периоды текущей деятельности и периоды подготовки отчетности). Тогда наблюдения будут проводиться либо отдельно для каждой группы работ, либо с перерывами (например, ежемесячно в течение недели на протяжении двух-трех месяцев). Для получения достоверных данных о временных затратах персонала на подготовительно-заключительный период работы, обслуживание рабочего места, а также о потерях времени в связи с опозданием на работу и ранним уходом с нее наблюдение должно проводиться в течение всей рабочей смены (рабочего дня).


Шаг третий: подготовка бланков моментных наблюдений. Формат бланка моментных наблюдений может быть таким, какой показан в приложении. Наблюдатель указывает в соответствующей графе время начала движения по маршруту и, перемещаясь в размеренном темпе, обходит все рабочие места, отмечая в графе код работы, выполняемой каждым сотрудником в момент наблюдения. Предварительно изучив деятельность работников с помощью должностных инструкций, технологических карт, используемых в работе регламентов, а также интервью с сотрудниками и в ходе наблюдения за их деятельностью, целесообразно заранее выделить наиболее часто выполняемые виды работ и присвоить им коды. Правила перемещения наблюдателя просты: можно обходить все рабочие места подряд либо наметить несколько маршрутов (например, туда и обратно) и чередовать их в случайном порядке.


Шаг четвертый: инструктаж наблюдателей. Не всегда наблюдение проводит сам HR-менеджер. Как правило, у него нет возможности полностью посвятить этому несколько рабочих дней. Целесообразно привлекать к такой работе стажеров, студентов вузов или ассистента HR-менеджера. Необходимо заблаговременно ознакомить наблюдателя с деятельностью исследуемой группы работников, он должен иметь представление о тех или иных видах работ, которые будут отмечаться соответствующими кодами. Для начала HR-менеджеру следует пройти по маршруту вместе с наблюдателем, познакомить его с начальником отдела или мастером цеха, в котором будет проводиться наблюдение, для того чтобы в последующем при необходимости можно было обратиться к ним за разъяснениями.


Наблюдение следует начинать точно в момент начала рабочего дня (рабочей смены) и завершать в момент его официального окончания (либо фактического, если специалисты задерживаются после окончания рабочего дня). Результат каждого наблюдения заносится в таблицу с присвоением соответствующего кода. Если наблюдаемую деятельность невозможно отнести к тому или иному виду, которому присвоен код, наблюдатель присваивает ей следующий по порядку код и записывает его на бланке (для этого целесообразно оставить в таблице несколько пустых строк).


Ежедневно по окончании наблюдения наблюдатель сдает заполненные бланки моментальных наблюдений HR-менеджеру. По крайней мере, в течение первого дня исследования нужно несколько раз проверить, правильность ведения наблюдения, и при необходимости откорректировать действия наблюдателя.


Шаг пятый: обработка результатов. Обработка полученных в ходе исследования данных начинается с подсчета количества моментов наблюдений по каждой категории затрат рабочего времени. По завершении исследования сведения о состоянии рабочих мест в каждый момент наблюдения, полученные за все дни по каждому работнику, заносятся в таблицу, составленную в Excel. Получается матрица, в которой по горизонтали указаны работники, а по вертикали коды наблюдаемых видов деятельности. Общее количество наблюдений получают с помощью функции СЧЕТ. Количество наблюдений за каждым видом деятельности (кодом) суммируют функцией СЧЕТЕСЛИ. Результаты могут быть представлены как по каждому сотруднику в отдельности (если целью исследования является, например, сравнение наиболее и наименее успешных работников), так и по подразделениям или группам работников.


Чтобы получить данные о структуре затрат рабочего времени, количество наблюдений по каждому виду деятельности делят на общее число наблюдений.

"Временем управлять невозможно!
Поэтому важно управлять... собой и... другими".

Тренинг предназначен для всех, кому не хватает 24-х часов в сутках, кто заинтересован в повышении эффективности собственной профессиональной и личной жизни.

Цели тренинга:

Стратегические :

  • Повышение эффективности деятельности;
  • Приобретение навыков эффективного планирования и управления временем;
  • Добиваться успеха, не тратя много времени.

Частные :

Приобретение навыков грамотной постановки целей и планирования их достижения с учетом необходимых ресурсов;

  • Приобретение навыков расстановки приоритетов и распределения времени в соответствии с ними;
    • Освоение неиспользуемых резервов времени и уничтожения "пожирателей" времени;
  • Анализ индивидуальных проблем и способов уменьшения потери времени;
    • Освоение новых техник тайм - менеджмента и адаптация их для себя.

Методы проведения тренинга:

  • Интенсивное обучение, основанное на опыте.
  • Индивидуальный подход к каждому участнику.
  • Ролевые и ситуационные игры, дискуссии, индивидуальные упражнения, тестирование, лекционные вставки.

ПРОГРАММА:

1. Что такое – «тайм-менеджмент»?

  • Время как невосполнимый ресурс.
  • Основные закономерности "расширения" времени.
  • Аудит временных потерь.
  • «Поглотители времени» - внутренние и внешние
    • коллеги
    • ненужные действия
    • непредвиденные ситуации
  • Техники борьбы с поглотителями.
  • Хронометраж - истинное количество времени для достижения задачи
    • способы
    • результаты
    • важность
Создание банка индивидуальных «пожирателей времени».

2. Постановка целей.

  • Определение и формирование цели.
  • Процесс постановки целей.
  • Построение дерева целей.
  • Конфликт целей.
  • Пути и стратегии достижения цели

Формирование оценки индивидуальных целей по формату SMART .

3. Планирование времени.

  • Система планирования времени.
  • Виды планов и их создание.
  • График работоспособности.
  • Организация повседневной деятельности.
  • Задачи с фиксированным и неопределённым сроком исполнения
  • Методы планирования
    • "Альпы".
    • Метод швабры.
    • "Неделька".
    • Карта мыслей.
    • Кайрос и хронос.

Создание графика ежедневной индивидуальной работоспособности.

4. Принципы и правила тайм - менеджмента.

  • Оптимальное использование имеющихся ресурсов.
  • Контроль планирования.
  • Пирамида приоритетов
  • Матрица управления временем.
  • Разделение полномочий.
  • Принципы эффективного отдыха.
  • Рационализация посредством группировки задач.
  • Принцип Парето.

5. Инструменты экономии времени.

  • Эффективное проведение совещаний.
  • Организация и проведение переговоров.
  • Ведение корреспонденции
  • Эффективное делегирование
  • Контроль результатов и оценка деятельности.
  • Методы постановки и решения задач
  • Техники управления временем.
    • Личные награды и наказания.
    • Поедание лягушек.
    • Разрезание слона.
    • Метод швейцарского сыра.

6. Самоменеджмент – функции и возможности.

  • Влияние индивидуальных установок на использование времени.
  • Самодисциплина при выполнении задач.
  • Улучшение самоконтроля.
  • Уменьшение стрессов и нервного напряжения.
  • Преодоление забывчивости.
    • Сокращение помех и нежелательных перерывов.

Создание индивидуального плана по внедрению тайм-менеджмента в личную и профессиональную деятельность.

ТАТЬЯНА СОТНИКОВА

  • Бизнес-тренер, консультант (ITC Group/ АйТиСи Груп),
  • Старший преподаватель СПб ГУ (соискатель, тема диссертации «Командообразование»),
  • Директор по персоналу (дистрибуция), Директор по развитию (туризм), Индивидуальный Предприниматель.
  • Финалист конкурса Сбербанка «Бизнес-тренер России- 2010»,
  • Финалист конкурса эссе Московской школы бизнеса «Развитие бизнес – образования России»,
  • Автор книги «Отдел продаж под ключ» (2009, издательство « ТД Питер»),
  • автор публикаций в журналах «Управление продажами», «Личные продажи», «Справочник по управлению персонала», «Бизнес. Образование. Право.»

Формат работы: с 10:00 до 18:00 с обедами и кофе-паузами

Место проведения: конференц-зал «АиФ», г.Минск, ул.Б.Хмельницкого д.7, ком.402

Стоимость участия: 3 500 000 бел. рублей без НДС согласно Налоговому кодексу РБ от 29.12.2009 71-3, гл. 34, ст. 286
При оплате по 9 августа 2012: 3 150 000 бел. рублей

Резервная система организации и ее финансовые результаты находятся во взаимосвязи, так как формирование и использование резервов влияет на величину прибылей и убытков хозяйственного субъекта.

Поэтому процесс аудита указанных объектов проверки является обязательным условием установления достоверности учета резервов и финансовых результатов аудируемой организации. Эффективность аудита резервов и финансовых результатов может достигаться путем выполнения всех аудиторских процедур, соблюдая последовательность осуществления методики аудита путем дифференцированной проверки формирования и учета резервов и финансовых результатов.

Согласно п. 72 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации в целях равномерного включения предстоящих расходов в издержки производства или обращения отчетного периода организация может создавать резервы на: предстоящую оплату отпусков работников; выплату ежегодного вознаграждения за выслугу лет; ремонт основных средств; производственные затраты по подготовительным работам в связи с сезонным характером производства; предстоящие затраты по ремонту предметов, предназначенных для сдачи в аренду по договору проката; выплату вознаграждений по итогам работы за год; предстоящие затраты на рекультивацию земель и осуществление иных природоохранных мероприятий; гарантийный ремонт и гарантийное обслуживание; покрытие иных предвиденных затрат и другие цели. Создание этих резервов должно быть предусмотрено в учетной политике организации.

При аудите резервов предстоящих расходов и платежей должны быть установлены: обоснованность их создания и отражения в бухгалтерском учете; правильность использования резервов. Нередки факты, когда в организациях, например, создают резервы на ремонт основных средств за счет издержек производства и одновременно затраты на ремонт основных средств списывают на себестоимость продукции (работ, услуг). Встречаются и такие случаи, когда остаток неиспользованных резервов по счету 96 «Резервы предстоящих расходов» в отчетном периоде переносят без основания для использования на другие цели в следующем отчетном году. Поэтому следует помнить, что в бухгалтерском балансе на конец отчетного года отражаются по отдельной статье остатки резервов, переходящие на следующий год, определенные исходя из правил нормативных актов системы нормативного регулирования бухгалтерского учета. Суммы ежемесячных отчислений в резервы отражаются по дебету счетов по учету затрат и кредиту счета 96 «Резервы предстоящих расходов». Рассмотрим порядок создания и использования резервов и платежей:

1. Резерв на предстоящую оплату отпусков работникам создается в целях равномерного включения расходов, в соответствии с действующим законодательством, на оплату очередных (ежегодных) и дополнительных отпусков работникам организации. При расчете размера ежемесячных отчислений в резерв исходят из годовой предполагаемой суммы расходов на оплату отпусков работников, включаемых в себестоимость продукции (работ, услуг), и обязательных отчислений по установленным законодательством нормам органам государственного страхования, Пенсионного фонда и медицинского страхования на оплату труда.

Пример: годовая сумма расходов на оплату труда работников организации составляет 100000 тыс. руб., обязательные отчисления на эту сумму –

100000 × 26: 100 = 26000 тыс. руб. Итого: годовая сумма резерва – 126000 тыс. руб. Сумма ежемесячных отчислений на себестоимость продукции и включаемых в затраты по элементу «Затраты на оплату труда» - 100000: 12 = 8333,3 тыс. руб., а по элементу «Отчисления на социальные нужды» -

26000: 12 = 2167 тыс. руб.

В бухгалтерском учете образование резерва отражается записью:

Дт сч. 26 «Общехозяйственные расходы»;

Дт сч. 25 «Общепроизводственные расходы»;

Дт сч. 23 «Вспомогательные производства»;

Дт сч. 20 «Основное производство»;

Дт сч. 44 «Расходы на продажу» и др.;

Кт сч. 96 «Резервы предстоящих расходов».

Использование резерва отражается записью:

Дт сч. 96 «Резервы предстоящих расходов»;

Кт сч. 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»;

Кт сч. 69 «Расчеты по социальному страхованию и обеспечению» (с органами социального страхования, Пенсионного фонда и медицинского страхования).

Остаток резерва на конец отчетного года (если это не связано с количеством дней неиспользованного отпуска в отчетном году) сторнируется с производственных затрат или присоединяется к прочим доходам. В случае превышения фактических расходов по начислениям отпускных над суммой отчислений в резерв разница относится на себестоимость продукции (работ, услуг) методом дописывания.

2. Резерв на выплату ежегодного вознаграждения за выслугу лет создается отчислениями за счет себестоимости продукции (работ, услуг) в том году, за который будет выплачиваться вознаграждение за выслугу лет. Расчет размера ежемесячных отчислений и порядок их отражения в бухгалтерском учете аналогичны порядку, приведенному по резерву на предстоящую оплату отпусков работникам. Резерв на выплату вознаграждения за выслугу лет может оставаться в балансе по состоянию на 1 января следующего за отчетным периодом года, если по внутреннему положению организации вознаграждение выплачивается по истечении отчетного года.

3. Резерв расходов на ремонт основных средств создается за счет ежемесячных отчислений на себестоимость продукции (работ, услуг), определенных как одна двенадцатая годовой предполагаемой суммы расходов на ремонт. Сумма излишне образованного в отчетном году резерва по отношению к фактическим расходам должна быть сторнирована или присоединена к прочим доходам в конце отчетного года, а в случае превышения фактических расходов над суммой отчислений в резерв разница относится на себестоимость продукции (работ, услуг).

4. Резерв предстоящих затрат по ремонту предметов проката могут создавать организации, занимающиеся выдачей предметов на прокат. Порядок образования и использования данного резерва аналогичен порядку, предусмотренному для резерва расходов на ремонт основных средств.

5. Резерв производственных затрат по подготовительным работам в сезонных производствах и отраслях образуется за счет разницы между фактическими затратами и нормативными расходами организации на обслуживание производства и управление. Остатка на конец года по этому резерву не должно быть. При составлении годового отчета расходы по обслуживанию основных и вспомогательных производств организации, включенные в себестоимость продукции в сметно-нормативном порядке, должны быть приведены в соответствие с фактическим размером этих расходов.

Согласно п. 69 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации организация может создавать резервы сомнительных долгов по расчетам с другими организациями и гражданами за продукцию, товары, работы и услуги с отнесением суммы резервов на финансовые результаты организации. Сомнительным долгом признается дебиторская задолженность организации, которая не погашена в сроки, установленные договором, и не обеспечена соответствующими гарантиями. Если срок погашения дебиторской задолженности не установлен, то он определяется в течение необходимого для этого времени.

Но этого еще недостаточно. С целью создания резервов сомнительных долгов в данной организации должна быть проведена инвентаризация дебиторской задолженности. В ходе инвентаризации расчетов с дебиторами производится взаимная сверка данных с конкретными покупателями (заказчиками). Сверка расчетов осуществляется с помощью писем или выезда работников бухгалтерии к дебитору. В последнем случае по результатам взаимной сверки составляется акт. По результатам проверок всех расчетов определяется величина каждого сомнительного долга и представляется на рассмотрение постоянно действующей инвентаризационной комиссии, которая устанавливает финансовое состояние (платежеспособность) дебитора и оценивает вероятность погашения долга полностью или частично. Решение комиссии оформляется протоколом с заключением о величине созданного резерва сомнительных долгов.

Кроме вышесказанного, нормативная база по данному аспекту учетной политики предусматривает следующие условия, выполнение которых обязательно при создании резервов по сомнительным долгам:

1) резервы создаются по расчетам с организациями и гражданами-предпринимателями за продукцию, товары, работы и услуги;

2) при определении и использовании сумм резервов необходимо учитывать ограничения, установленные в статье 266 НК РФ;

3) создание резервов должно быть определено учетной политикой организации.

Вот такие жесткие условия диктует нормативная база для создания указанных резервов.

Образование резервов отражается по дебету счета 91 « Прочие доходы и расходы»» и кредиту 63 «Резервы по сомнительным долгам». Погашение сомнительных долгов (убытков) за счет созданного резерва отражается по дебету счета 63 и кредиту счетов 62, 76 и других. Неиспользованные средства, зарезервированные в прошлом отчетном году за счет прочих доходов, могут быть перенесены на следующий отчетный год или присоединены к прочим доходам отчетного года: дебет счета 63 и кредит счета 91 «Прочие доходы и расходы».

Остатки резервов и фондов, образованных организацией в соответствии с учредительными документами или принятой учетной политикой за счет финансовых результатов, остающейся в ее распоряжении, отражаются в бухгалтерском балансе отдельно.

Правильность образования и использования сумм по тому или иному резерву проверяется по данным смет, расчетов, актов, бухгалтерских справок, ведомости, журнала-ордера № 12, Главной книги, бухгалтерской отчетности.


Похожая информация.


Рисунок 1. Классификация резервов экстенсивного и интенсивного характера

Вопрос 2.Классификация внутренних резервов производства.

Для лучшего понимания, более полного выявления и использования хозяйственные резервы классифицируются по разным признакам.

По пространственному признаку выделяют внутрихозяйственные, отраслевые, региональные и общегосударственные резервы.

К внутрихозяйственным принадлежат те резервы, которые выявляются и могут быть использованы только на исследуемом предприятии. Они связаны, в первую очередь, с ликвидацией потерь и непроизводительных затрат ресурсов. К ним относятся потери рабочего времени и материальных ресурсов из-за низкого уровня организации и технологии производства, бесхозяйственности и т.д.

Отраслевые резервы - это те, которые могут быть выявлены только на уровне отрасли, например, выведение новых сортов культур, пород животных, разработка новых систем машин, новых технологий, улучшенных конструкций изделий и т.д. Поиск этих резервов является компетенцией отраслевых объединений, министерств, концернов.

Региональные резервы могут быть выявлены и использованы в пределах географического района (использование местного сырья и топлива, энергетических ресурсов, централизация вспомогательных производств независимо от их ведомственного подчинения и т.д.).

К общегосударственным резервам можно отнести ликвидацию диспропорций в развитии разных отраслей производства, изменение форм собственности, системы управления национальной экономикой и т.д. Использование таких резервов возможно только путем проведения мероприятий на общегосударственном уровне управления.

По признаку времени резервы делятся на неиспользованные, текущие и перспективные.

Неиспользованные резервы - это упущенные возможности повышения эффективности производства относительно плана или достижений науки и передового опыта за прошедшие промежутки времени.

Под текущими резервами понимают возможности улучшения результатов хозяйственной деятельности, которые могут быть реализованы на протяжении ближайшего времени (месяца, квартала, года).

Перспективные резервы рассчитаны обычно на долгое время. Их использование связано со значительными инвестициями, внедрением новейших достижений НТП, структурной перестройкой производства, сменой технологии производства, специализации и т.д.

Как правило, текущие резервы должны быть комплектными, т.е. сбалансированными по всем трем моментам труда. Например, найденный резерв увеличения производства продукции за счет расширения производственной мощности предприятия должен быть обеспечен резервами увеличения численности работников или ростом производительности труда. Необходимы дополнительные запасы сырья, материалов и т.д. Только при таком условии резервы могут быть освоены в текущем периоде. Если такой сбалансированности ресурсов нет, то резерв увеличения производства продукции за счет увеличения производственной мощности не может быть использован полностью. Часть его необходимо отнести к перспективным.


Большое значение для организации поиска резервов имеет их группировка по стадиям жизненного цикла изделия. По этому признаку резервы бывают на стадиях предпроизводственной, производственной, эксплуатации и утилизации изделия.

На предпроизводственной стадии изучаются потребность в изделии, свойства, которыми оно обладает, разрабатываются конструкция изделия, технология его производства, проводится подготовка производства. Здесь могут быть выявлены резервы повышения эффективности производства за счет улучшения конструкции изделия, усовершенствования технологии его производства, применения более дешевого сырья и т.д. Именно на этой стадии объективно содержатся самые большие резервы снижения себестоимости продукции. И чем более полно они выявлены на этом этапе, тем выше эффективность этого изделия вообще.

На производственной стадии происходит освоение новых изделий, новой технологии и затем осуществляется массовое производство продукции. На этом этапе величина резервов снижается за счет того, что уже проведены работы по созданию производственных мощностей, приобретению необходимого оборудования и инструментов, налаживанию производственного процесса. И коренное изменение этого процесса уже невозможно без больших потерь. Поэтому на этой стадии жизненного цикла изделия выявляются и используются в качестве резервов те излишние затраты ресурсов, которые не затрагивают производственного процесса. Эти резервы связаны с улучшением организации труда, повышением его интенсивности, сокращением простоев оборудования, экономией и рациональным использованием сырья и материалов.

Эксплуатационная стадия делится на гарантийный период, когда исполнитель обязан ликвидировать выявленные потребителем неполадки, и послегарантийный период. На стадии эксплуатации объекта резервы более производительного его использования и снижения затрат (экономия электроэнергии, топлива, запасных частей и т.д.) зависят главным образом от качества выполненных работ на первых двух стадиях.

Значит, чтобы получить больший эффект, необходимо проводить поиск резервов беспрерывно и систематически на всех стадиях жизненного цикла изделия и особенно на первых, более ранних его стадиях, где скрыты наиболее существенные резервы.

По стадиям процесса воспроизводства резервы бывают в сфере производства и в сфере обращения. Основные резервы находятся, как правило, в сфере производства, но много их есть и в сфере обращения (предотвращение разных потерь продукции на пути от производителя к потребителю, а также уменьшение затрат, которые связаны с хранением, перевозкой, продажей готовой продукции и приобретением производственных запасов).

Важное значение в АХД имеет группировка резервов по основным трем моментам процесса труда. Отдельно рассматривают резервы, которые связаны с наиболее полным и эффективным использованием основных средств производства, предметов труда и трудовых ресурсов. Такая классификация резервов необходима для сбалансированности их по всем видам ресурсов. Например, выявлен резерв увеличения выпуска продукции за счет более эффективного использования трудовых ресурсов. Но чтобы их освоить, необходимо в том же размере выявить резервы увеличения производства продукции за счет лучшего использования средств труда и предметов труда. Если же по какому-либо ресурсу резервов не хватает, то в расчет принимается наименьшая величина резервов, выявленная по одному из них.

По своей экономической природе и характеру воздействия на результаты производства резервы делятся на экстенсивные и интенсивные (рис. 1). К резервам экстенсивного характера относятся те, которые связаны с использованием в производстве дополнительных ресурсов (материальных, трудовых, земельных и др.). Резервами интенсивного типа считаются те, которые связаны с наиболее полным и рациональным использованием имеющегося производственного потенциала. С ускорением НТП ослабевает роль резервов экстенсивного характера, и усиливается поиск резервов интенсификации производства.

Довольно тесно с предыдущей классификацией cвязана группировка резервов по уровню затратоемкости их освоения. Здесь можно выделить три группы резервов. Наименьших затрат требует освоение резервов за счет сокращения потерь сырья и готовой продукции. Использование резервов второй группы требует значительных затрат, потому что они связаны с внедрением достижений науки и передовой практики без проведения коренной реконструкции производства. Третья группа резервов связана с реконструкцией и техническим перевооружением производства в связи с использованием новейших достижений НТП. Для освоения таких резервов нужны большие затраты.

По способам выявления резервы делятся на явные и скрытые. К явным относятся резервы, которые легко выявить по материалам бухгалтерского учета и отчетности. Они в свою очередь могут быть безусловными и условными. К безусловным относятся резервы, связанные с недопущением безусловных потерь сырья и рабочего времени и отраженные в отчетности. Это недостача и порча продукции и материалов на складах, производственный брак, потери от списания долгов, выплаченные штрафы и др. Такие потери являются результатом бесхозяйственности, расточительства, невыполнения обязательств по договорам, а временами и воровства. Чтобы предотвратить такие потери, необходимо навести порядок в хранении и перевозке материальных ценностей, организовать действенный учет и контроль, обеспечить выполнение обязательств перед покупателями и поставщиками, строго выполнять финансовую и расчетную дисциплину и т.д.

Кусловным потерям относятся перерасходы всех видов ресурсов по сравнению с действующими нормами на предприятии. Условными они считаются потому, что нормы, которые служат базой сравнения, не всегда оптимальны. Если нормы затрат ресурсов на единицу продукции увеличить, то перерасход ресурсов уменьшится или вместо перерасхода может быть экономия и, наоборот, если норму понизить, то возрастет перерасход средств.

Если допустить, что нормы являются оптимальными, то условные потери, которые отражаются в отчетности, свидетельствуют о том, что фактический организационно-технический уровень предприятия не достиг запланированного. Такие потери вызываются неудовлетворительным состоянием оборудования, недостаточной квалификацией рабочих, низким уровнем организации производства, нарушением технологических процессов, невыполнением плана организационно-технических мероприятий и т.д. В результате этого возможны сверхплановые потери рабочего времени, недостаточно полное использование оборудования, перерасход сырья и материалов. Для ликвидации таких перерасходов следует провести те мероприятия по усовершенствованию техники, технологии и организации производства, которые были запланированы.

К скрытым резервам относятся те, которые связаны с внедрением достижений НТП и передового опыта и которые не были предусмотрены планом. Для их выявления необходимо сделать сравнительный внутрифирменный анализ (с достижениями передовых участков, бригад, работников), межхозяйственный (с достижениями ведущих предприятий отрасли), а в некоторых случаях - международные сравнения. И хотя эти резервы не отражаются в отчетности в виде перерасхода ресурсов в сравнении с существующими возможностями отечественной и зарубежной практики, но запаздывание в выявлении и использовании этих резервов временами влечет за собой потери эффективности значительно большие, чем перерасход ресурсов относительно планового уровня.

Важным признаком при классификации резервов является время их возникновения. По этому признаку их можно разделить на резервы, не учтенные при разработке планов, и резервы, возникшие после утверждения плана. Первый вид резервов - это упущенные возможности повышения эффективности производства, существовавшие в момент разработки планов, но неучтенные, что является признаком недостаточной обоснованности и напряженности планов. Другой вид резервов - это возможности, возникшие после разработки и утверждения планов. Наличие таких резервов связано с быстрыми темпами НТП, появлением новых решений, новых возможностей.

Таким образом, классификация резервов позволяет более глубоко понять сущность и организовать их поиск комплексно и целенаправленно.

Осуществляя поиск резервов, следует руководствоваться следующими принципами.

1. Поиск резервов должен носить научный характер: основываться на положениях диалектической теории познания, знаниях экономических законов, достижениях науки и передовой практики. Необходимо при этом хорошо знать экономическую сущность и природу хозяйственных резервов, источники и основные направления их поиска, а также методику и технику их подсчета и обобщения.

2. Поиск резервов должен быть комплексным и системным. Комплексный подход требует всестороннего выявления резервов по всем направлениям хозяйственной деятельности с последующим их обобщением. Системный подход к поиску резервов означает умение выявлять и обобщать резервы с учетом взаимосвязи и соподчиненности изучаемых явлений. Это позволяет, с одной стороны, более полно выявлять резервы, а с другой - избежать их повторного счета.

3. Принцип предотвращения повторного счета резервов вытекает непосредственно из предыдущего. Повторный счет резервов возникает при их обобщении, когда не учитывается взаимодействие различных факторов, от которых зависят результаты хозяйственной деятельности. Так, при подсчете резервов снижения себестоимости продукции допускается их повторный счет, если отдельно определяют резервы за счет увеличения объемов производства продукции и за счет недопущения перерасхода средств по каждой статье затрат без учета воздействия первого фактора на второй. Известно, что с увеличением объема производства продукции пропорционально увеличиваются только суммы условно-переменных затрат, величина же условно-постоянных не меняется. В результате увеличения объема производства продукции перерасход средств на производство продукции уменьшится по многим статьям затрат, а по некоторым вместо перерасхода может быть экономия. Если это не учитывать, то величина резервов снижения себестоимости продукции будет завышена.

В некоторых случаях повторный счет резервов допускается, если они определены по смежным источникам. Например, нельзя суммировать резервы увеличения производства продукции за счет более полного использования трудовых ресурсов, средств труда и предметов труда, так как все эти факторы действуют одновременно и взаимосвязано. Значит, чтобы избежать повторного счета резервов, необходимо хорошо представить взаимосвязь, взаимодействие и соподчиненность всех исследуемых показателей, на которых основывается выявление резервов.

4. Одним из требований к поиску резервов является обеспечение их комплектности, т.е. сбалансированности по трем основным моментам процесса труда (средств труда, предметов труда и трудовых ресурсов). Наибольший резерв, выявленный по одному из ресурсов, не может быть реализован, если недостает резервов по другим ресурсам. Поэтому возникает необходимость проверки комплектности резервов. Резерв будет комплектным тогда, когда он обеспечен всеми необходимыми ресурсами и не только в стоимостной оценке, но и по натурально-вещественному составу. Например, выявлены резервы станочного времени по токарным станкам, а не хватает мощностей по фрезерным. Только после достижения необходимых соотношений ресурсов по натурально-вещественной форме выявленные резервы можно считать комплектными и реальными.

5. Резервы должны быть экономически обоснованными, т.е. при их подсчете необходимо учитывать реальные возможности предприятия, а расчетная величина этих резервов должна быть подкреплена соответствующими мероприятиями.

6. Поиск резервов должен быть оперативным. Чем оперативнее проводится поиск резервов, тем более эффективен этот процесс. Особенно важное значение имеет сокращение времени между выявлением и освоением резервов.

7. Поиск резервов не должен быть дискретным. Его необходимо делать планомерно, систематически, ежедневно.

8. Резервы выявляются тем полнее, чем большее количество работников разных профессий и специальностей участвует в их поиске. Отсюда возникает принцип массовости поиска резервов, т.е. привлечение к этому процессу всех работников, развитие и усовершенствование общественных форм экономического анализа.

9. При предварительном определении направлений поиска резервов надо выделять"ведущие звенья" или"узкие места" в повышении эффективности производства. По этому принципу выделяют участки производства, где систематически не выполняются планы, или имеются большие потери сырья, допускается производственный брак, простои техники и т.д. Таким образом определяются основные направления, по которым поиск резервов идет в первую очередь. Определение резервоемких направлений значительно повышает эффективность поиска резервов.